Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Urusan Tata Usaha Umum (1)
SURAT MASUK (3):
- Surat/ Dokumen/ berkas yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Pemohon datang langsung ke Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Urusan Tata Usaha Keuangan (2)
PERMOHONAN DAFTAR GAJI (2):
- Mengisi form atau menyebutkan identitas diri
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERSETUJUAN KREDIT BANK UNTUK PEGAWAI (2):
- Membawa Formulir dari Bank yang telah melakukan kerjasama kepada Kementerian Agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Urusan Tata Usaha Kepegawaian (3)
CUTI PEGAWAI NEGERI SIPIL (3):
- Formulir permintaan dan pemberian cuti
- Surat rekomendasi dari pimpinan satuan/unit kerja
- Surat keterangan sakit dari dokter ( bagi pengajuan cuti sakit )

LEGALISIR DOKUMEN KEPEGAWAIAN (ASN) (1):
- Membawa dokumen yang akan dilegalisir

PENERBITAN KGB ASN (5):
- Permohonan
- Fotokopi SK Pangkat terakhir;
- Fotokopi SK Jabatan terakhir;
- Fotokopi SK KGB terakhir.
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Seksi Bimas Islam (12)
REKOMENDASI PERPANJANGAN Visa Santri Pondok (2):
- Permohonan dari pondok Pesantren
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMINTAAN ROHANIAWAN PENGUKUHAN/PENGAMBILAN SUMPAH (2):
- Surat Permohonan Permintaan Rohaniwan dan/atau berkas persyaratan Permintaan Rohaniwan ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

REKOMENDASI BANTUAN UNTUK RUMAH IBADAH (6):
- Surat Permohonan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kemenag Kota Jambi
- Proposal Permohonan Bantuan
- Sertifikat Tanah, IMB
- SK Pengurus Rumah Ibadah
- Telah terdaftar dalam Aplikasi Simas Kantor kementerian Agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMOHONAN PENGUKURAN ARAH KIBLAT (2):
- Surat Permohonan dan/atau berkas persyaratan Pengukuran Arah Kiblat ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMINTAAN DATA KEAGAMAAN (2):
- Surat Permohonan Permintaan Data Keagamaan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

REKOMENDASI PENDIRIAN RUMAH IBADAH (7):
- Surat Permohonan dan/atau berkas persyaratan Rekomendasi Pendirian Rumah Ibadah ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi, yang diketahui oleh Lurah/Kepala Desa, Ka.Kua Kecamatan |
- Sertifikat Tanah, IMB
- Susunan pengurus rumah ibadah
- Surat Rekomendasi dari FKUB
- Daftar nama dan KTP pengguna rumah ibadah paling sedikit 90 orang yang disahkan pejabat setempat sesuai dengan tingkat batas setempat
- Dukungan masyarakat setempat paling sedikit 60 orang yang disahkan oleh Lurah
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMINTAAN JADWAL SHOLAT / IMSAKIYAH (2):
- Pemohon atau Surat Permohonan permintaan jadwal sholat/imsakiyah ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jamb
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMOHONAN KONSULTASI SYARIAH (3):
- Pemohon atau Surat Permohonan Permohonan Konsultasi Syariah ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jamb
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id
- Pemohon datang langsung ke Kantor Kementerian Agama Kota Jambi

PERMINTAAN PEMBACA DOA (2):
- Surat Permohonan dan/atau berkas persyaratan Permintaan Pembaca Doa ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jamb
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

MUTASI AGAMA ( MASUK AGAMA ISLAM ) (8):
- Surat permohonan Mutasi Agama
- Photo copy KTP / Surat keterangan domisili dari RT setempat 1 lembar
- Photo copy kartu keluarga 1 lembar
- Pas Photo ukuran 3x4 warna 3 lembar
- Materai Rp.6000 2 pcs
- Map Kertas warna Kuning 2 Pcs
- Surat pernyataan Mutasi ditempat lain bagi yang sudah Mutasi Agama
- Hanya Layanan Informasi

SURAT KETERANGAN SIMAS UNTUK BANTUAN (3):
- Surat permohonan dari pengurus Masjid/Musholla diketahui oleh Ketua RT setempat
- Photo Copy proposal bantuan
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMOHONAN TERDAFTAR PADA APLIKASI SIMAS KEMENAG (6):
- Surat Permohonan Permohonan terdaftar Pada Aplikasi Simas Kemenag yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi di ketahui RT Setempat
- Mengisi formulir pendaftaran
- SK Pengurus Masjid/Mushalla
- Potocopy Sertifikat atau AIW ( Kalau Ada )
- Poto Masjid/Mushalla
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Seksi Pendidikan Madrasah (8)
LEGELISIR IJAZAH MADRASAH (2):
- Membawa Ijazah Asli
- Membawa photo Copy Ijazah

REKOMENDASI PINDAH UNTUK SISWA (3):
- Melampirkan surat keterangan pindah dari madrasah
- Melampirkan dokumen pendukung ( Jika Ada )
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

REKOMENDASI IZIN PENELITIAN DI MADRASAH (3):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan surat izin penelitian dari Perguruan Tinggi atau Instansi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMOHONAN PEMBUATAN AKUN IZIN OPERASIONAL PENDIRIAN MADRASAH (3):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan semua dokumen sesuai dengan juknis Dirjend Pendis nomor 1385 tahun 2014
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERMOHONAN PERSETUJUAN PENAMBAHAN JAM MENGAJAR (5):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan SK Guru
- Melampirkan SK pembagian Petugas
- Melampirkan Roster Pembelajaran
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH MADRASAH (3):
- Membawa ijazah / photo copy ijazah
- Membawa surat keterangan dari madrasah
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

REKOMENDASI IZIN PPL MAHASISWA DI MADRASAH (3):
- Mengajukan permohonan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan semua dokumen sesuai dengan Kebutuhan PPL tersebut
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

REKOMENDASI BANTUAN SARANA PRASARANA MADRASAH (4):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan photo copy izin Operasional
- Melampirkan dokumen bantuan
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Penyelenggara Zawa (0)
Seksi PAIS (1)
VERIFIKASI BERKAS SYARAT PEMBAYARAN TUNJANGAN PROFESI GURU DAN PENGAWAS PENDIDIKAN AGAMA PADA SEKOLAH UMUM (2):
- Surat Pengantar dan /atau berkas persyaratan pembayaran tunjangnan profesi guru dan pengawas pendidikan Agama sekolah umum ditujukan kepada kepala kantor Kementerian agama Kota Jambi
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Seksi Pendidikan Diniyah dan Pontren (8)
LAPORAN BULANAN PONDOK PESANTREN (2):
- Berkas Lap. Bulanan
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

LAPORAN BULANAN MDTA (2):
- Berkas Lap. Bulanan
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

LAPORAN BULANAN LPQ (2):
- Berkas Lap. Bulanan
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

IZIN OPERASIONAL DINIYAH TAKMILIYAH (5):
- Surat Permohonan dan Proposal
- SK Kepala Diniyah, SK Guru, dan SK Tenaga Administrasi
- Data Guru, Data Peserta Didik, dan Jadwal Pelajaran
- Surat Pernyataan Bermaterai 10.000
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

REKOMENDASI BANTUAN UNTUK PONDOK PESANTREN (7):
- Surat Permohonan
- Proposal Bantuan (Dilengkapi Profil Pondok Pesantren)
- Foto Copy Surat Izin Operasional Pondok Pesantren
- Foto Copy Akta Notaris Yayasan dan Surat Pengesahan Menkumham
- Foto Copy Surat Keputusan Kepemilikan Tanah atas nama Yayasan
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

IZIN OPERASIONAL PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN AL-QURAN (9):
- Surat Permohonan
- Surat Pernyataan dari Kepala LPQ bermaterai 10.000
- Surat Keterangan domisili LPQ dari Lurah/ Kepala Desa
- SK Kepala ( Memiliki seorang kepala )
- SK Guru ( Memiliki guru sekurang - Kurangnya 1 )
- Memiliki calon peserta didik sekurang - Kurangnya 15 siswa
- Tersedia Ruang Mengajar
- Bersedia melaksanakan ketentuan Penyelenggaraan LPQ sesuai peraturan / Ketentuan yang berlaku
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

LEGALISIR IJAZAH PONDOK PESANTREN SALAFIAH TINGKAT WUSTA (2):
- Ijazah asli
- Photo Copy Ijazah yang akan dilegalisir

REKOMENDASI PEMBUATAN PASPORT KULIAH SANTRI/TI (8):
- Surat permohonan
- Photo Copy bukti kelulusan
- Photo Copy Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
- Photo Copy Kartu Keluarga ( KK )
- Photo Copy hasil seleksi perguruantinggi luar negeri dan blangko edaran
- Photo Copy Akte Kelahiran
- Photo Copy Ijazah terakhir
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

Urusan Tata Usaha Perencana (0)

Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengaduan/ Keluhan